Vaccineren van medewerkers Bravis zonder verspilling

Vaccineren van 4677 medewerkers en 1474 risico patiënten van het Bravis ziekenhuis verliep als militaire operatie en zonder verspilling.

Jullie krijgen zeshonderd vaccins en… ze worden over anderhalve dag geleverd. Deze mededeling was op 4 januari het startsein voor een omvangrijke inentingscampagne in het Bravis ziekenhuis. Het vaccinatieteam onder leiding van William Minderhoud, Mark Spook en Rick Davis heeft in een klein half jaar 6151 prikken gezet.

Het inenten verliep als een militaire operatie die als voorbeeld heeft gediend voor de rest van Nederland. Door de precisie ging bovendien geen druppel vaccin verloren. Vrijdag 25 juni werden de laatste medewerkers gevaccineerd. Een terugblik op deze intense periode.

Ver voordat de eerste vaccins bij het Bravis arriveerden had William Minderhoud van het vaccinatieteam zijn zaakjes op orde. “Ik wist dat we van testen naar vaccineren zouden gaan. De huisartsen hadden ervaring met het zetten van de griepprik in coronatijd. Zij kwamen uit op 25 vaccins per priklijn per uur. Dat heb ik als norm genomen. Ook heb ik me verdiept in de werkwijze van de Engelsen. Die waren al begonnen met vaccineren. En ik kwam in contact met de GGD”, blikt William terug.

Toch was het snel schakelen toen de zorgmanager op 4 januari te horen kreeg dat op 6 januari de eerste Pfizer-vaccins geleverd zouden worden. “Ze kwamen ontdooid en moesten daarom binnen 120 uur weggeprikt worden. Dat zette de boel extra onder druk”, vertelt hij. “Ik kreeg het idee om op de locatie Roosendaal het restaurant bij de ingang en de achterliggende vergaderruimten te gebruiken.

In dit blok kon ik de administratie, apotheek, het vaccineren en de post-vaccinatie bij elkaar brengen, zonder dat ik het ziekenhuisproces verstoorde. Daarop ben ik het team gaan formeren. Ook heb ik veel steun gehad van Huisvesting die de routes heeft bestickerd en I&A die het hele systeem heeft ingericht.”

De eerste vaccins werden met fluwelen handschoenen aangepakt. “We moesten ze ophalen bij het ETZ in Tilburg. Dat gebeurde met een busje van Bravis met naast de chauffeur een beveiliger en daarachter nog een dikke BMW met nog meer beveiligers. Bij aankomst gingen de vaccins meteen de kluis in”, aldus William. Ook in het ziekenhuis was het voorzichtigheid troef. “Bij het ophalen van het eerste tasje met ampullen dacht ik wel even dat ik nu niet moest struikelen. Het is toch goud dat je in handen hebt. We wilden absoluut niet dat er vaccins verloren gingen”, benadrukt Mark.

Dankzij de apotheekmedewerkers werd elke druppel benut. “Ze haalden het maximale uit de ampullen. Daardoor konden we ook mensen van de reservelijst oproepen. In het begin was het elke dag wel spannend of we nog genoeg vaccins hadden. Maar we hebben nooit iemand teleur hoeven te stellen”, concludeert William. Zijn strategie was ook om zo snel mogelijk de aangeleverde vaccins weg te spuiten. “We waren het eerste ziekenhuis in Brabant dat zoveel mensen in een korte tijd had gevaccineerd. Mijn motto was ook: ‘Vaccins horen in de bovenarm en niet in de koelkast’, want hoe sneller je vaccineert hoe sneller je het risico op corona terugdringt.”

Per prikronde bestond het team uit twee secretariële medewerkers, twee prikkers, twee apothekersassistenten, een toezichthouder bij post-vaccinatie, een dagcoördinator en een projectleider. Bij het vaccineren van de hoog-risicopatiënten werden twee toezichthouders bij de post-vaccinatie ingezet. “We hebben bewust voor twee priklijnen gekozen, zodat we altijd een back-up hadden”, legt William uit. “Ik was uitgegaan van 25 prikken per uur per priklijn, maar dat zijn er uiteindelijk 35 geworden. Zodoende kwamen we op 70 prikken per uur.”

De opzet van het vaccineren bleef vanaf de eerste dag ongewijzigd. “We hebben het aangepakt als een militaire operatie met een verticale structuur. Daardoor wist iedereen van alle situaties af. We moesten ook wel. Wij bepaalden namelijk niet welke vaccins we kregen en ook niet de hoeveelheid en het tijdstip. Daardoor kon je in de meeste gevallen niet meebewegen met de wensen van de medewerkers, hoe graag je ook wilde”, aldus William.

De aanpak vroeg om een goede voorbereiding én heeft veel gevergd van I&A en HiX. “Onze ICT-afdeling heeft een eigen programma in HiX gebouwd. Normaal gesproken wordt op z’n hoogst elke drie minuten een afspraak in het systeem gepland. Wij vroegen van onze agenda elke 50 seconde een afspraak. Ook werkten we met kleurtjes die corresponderen met medische handelingen. Dat heeft navolging gekregen bij de GGD”, zegt Rick. “Bij het opzetten van de prikstraten heeft de GGD ook heel goed naar ons voorbeeld gekeken.”

William is trots op wat met het team is bereikt. “In totaal hebben we 1474 prikken gezet bij hoog-risico-patiënten en 4677 prikken bij medewerkers. Daar zitten ook mensen bij die maar één prik nodig hadden. Van de raad van bestuur en het management kregen we alle steun. We hebben het weggezet en het was meteen goed. We zijn zelfs meer gaan doen per lijn. Geen enkele keer hebben we mensen hoeven af te bellen omdat er geen vaccin was. Dat kwam door dit topteam met allemaal een vriendelijke glimlach achter het masker, een snelle afhandeling en een persoonlijke geruststelling.”